V.S. framförde i en anmälan, som kom in till JO i november 2007, klagomål mot Social- och omsorgsförvaltningen i Gotlands kommun angående handläggningen av en ansökan om kontaktfamilj för hennes son, J. Hon anförde sammanfattningsvis att beslut endast meddelats muntligt och utan någon överklagandehänvisning, att förvaltningen inte har uppfyllt sin dokumentationsskyldighet, inte handlagt ärendet aktivt och inte lämnat ut handlingar inom rimlig tid.
Inledningsvis inhämtades förvaltningens handlingar beträffande V.S. ansökan om kontaktfamilj. Social- och omsorgsnämnden anmodades därefter att inkomma med utredning och yttrande över vad som framfördes i V.S. anmälan. Nämndens individutskott överlämnade som sitt remissvar ett yttrande som var undertecknat av utredningssekreteraren Hans Haglund. Till yttrandet fogades vissa handlingar. I yttrandet anfördes följande (en mindre rättelse har införts efter telefonsamtal med förvaltningen; JO:s anmärkning).
V.S. ansökan
Av dokumentation i J:s journal vid Individ- och familjeomsorgen i Gotlands kommun framgår att V.S. kontaktade socialtjänsten per telefon den 27 april 2007 och ansökte om kontaktfamilj för sin son. Socialsekreteraren som tog emot ansökan skickade en ansökningsblankett om kontaktfamilj till V.S. Ifylld blankett inkom den 8 juni till socialtjänsten.
Ärendets handläggning
Då ansökan hade inkommit fördelades den till Kristin Kindgren, som var tillfälligt anställd med huvudsakliga arbetsuppgifter att samordna sommarjobb för ungdomar, men som även skulle handlägga ärenden som inte bedömdes vara långvariga. Av anteckningar i ärendet framgår att Kristin hade sökt V.S. upprepade gånger under sommaren och att ett möte ägde rum den 3 augusti. Vad som framkom vid det mötet dokumenterades. Dokumentationen skedde dock inte enligt rutinerna för det verksamhetssystem som används inom individ- och familjeomsorgen på Gotland.
Ansökan och utredning föredrogs vid behandlingskonferens påföljande vecka. Bedömningen blev att bistånd i form av kontaktfamilj för V.S. son J. inte skulle beviljas och beslutet skulle bli avslag på ansökan. Denna bedömning blev inte dokumenterad. Kristin Kindgren meddelade bedömningen och beslutet till V.S. per telefon. Den [19] augusti upphörde Kristin Kindgrens anställning och ärendet skulle då fördelas till ny handläggare, som skulle slutföra handläggningen med att registrera ett skriftligt beslut som skulle delges V.S. En sådan fördelning skedde inte, varför ärendet kom att bli liggande.
I slutet av oktober kontaktade V.S. verksamhetschefen vid barn- och familjeenheten, Elise Sjöblom-Jayet, med begäran om skriftligt beslut. Verksamhetschefen konstaterade att det inte fanns något beslut och att handläggningen därmed inte hade slutförts. En ny handläggare utsågs och ärendet återupptogs och dokumenteras enligt gällande rutiner för utredning enligt 11 kap. 1 § socialtjänstlagen.
Vid samma tillfälle begärde V.S. att få underlaget till det beslut som fattats i ärendet. Eftersom dokumentationen inte gjorts rutinmässigt och något beslut inte registrerats kom handlingarna inte att skickas till V.S. förrän en vecka senare.
Bedömning av handläggningen av ärendet
Kristin Kindgren var anställd under tiden 25 juni till [19] augusti 2007. Hennes huvudsakliga arbetsuppgifter gällde samordning av sommarjobb för ungdomar. Därför fick hon ingen introduktion i verksamhetssystemet Procapita och hur ärenden dokumenteras däri. Utredningsdokumentet kom att skrivas i anslutning till ansökan/aktualisering, i stället för att skrivas i en utredningsjournal. Av den anledningen blev det svårt att bevaka denna oavslutade utredning och att finna dokumentet.
Enligt gällande bestämmelser hade Kristin Kindgren inte delegation att fatta beslut. Ett beslut fattas då av verksamhetschef, men kan dokumenteras och kommuniceras av handläggare. Beslutet om avslag på V.S. ansökan om kontaktfamilj för sonen J. meddelades V.S. per telefon, men det kom aldrig att dokumenteras för att på så sätt kommuniceras enligt gällande rutiner.
Ärendet föredrogs i behandlingskonferens, som leddes av vikarierande verksamhetschef, under Kristin Kindgrens sista arbetsvecka. Därefter skulle det ha fördelats till annan handläggare för att kunna slutföras. Detta är ett arbetsledaransvar och man kan konstatera att det inte har fungerat i detta ärende.
På grund av den felaktiga dokumentationen av utredningen kom handlingar inte att skickas till V.S. förrän en vecka efter hennes begäran. Utlämning av handlingar ska ske så fort det är möjligt och detta borde ha kunnat ske inom kortare tid.
Åtgärder för att rätta till bristerna
Bristerna i handläggningen kan konstateras vara dålig introduktion i arbetsuppgifterna och i verksamhetssystemet samt överflyttning av ärendet till ny handläggare. Det finns rutiner för mottagande/introduktion av nyanställda, men dessa tillämpas inte alltid i fråga om sommarvikarier. Arbetsledningen måste försäkra sig om att även sommarvikarier har kännedom om handläggningsrutinerna. Sommarvikarier ska också tillförsäkras det stöd i arbetet med handläggning av ärenden som krävs med hänsyn tagen till deras erfarenhet.
V.S. kommenterade remissvaret.
Det kan konstateras att det förelåg flera brister i samband med handläggningen av V.S. ansökan om kontaktfamilj. Som framgår av remissvaret är nämnden väl medveten om dessa brister och har redovisat vilka åtgärder som har vidtagits för att liknande fel inte ska upprepas. Mot den bakgrunden finner jag inte skäl att ytterligare uppehålla mig vid saken utan avslutar ärendet med den kritik som ligger i det anförda.
Senast uppdaterad: 2009-01-30
