Jan Örming framförde i en anmälan till JO i oktober 2008 klagomål mot Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd i Stockholms kommun. Han anförde följande. Han skickade ett brev, inklusive en bilaga, angående undermålig äldreomsorg till stadsdelsförvaltningen i slutet av februari 2008. Efter telefonkontakt med registrator i början av maj 2008 fick han information om att breven inte inkommit till myndigheten. Han skickade då en ny uppsättning brev till stadsdelsnämnden. Efter ny telefonkontakt med registrator i början av juni 2008 och återigen besked att den nya försändelsen inte inkommit till myndigheten skickade han brevet för tredje gången. Inget svar kom under sommaren. Han kontaktade därför åter registrator i början av augusti 2008 och fick då besked att tredje omgången brev hade inkommit till stadsdelsnämnden men att anmälan inte fanns registrerad hos registrator utan hade arkiverats bland hans mors övriga papper på myndigheten. - Jan Örming ifrågasatte varför myndigheten inte svarade på brev. Vidare ifrågasatte han om hanteringen av den aktuella anmälan stod i överensstämmelse med offentlighetsprincipen. Han gjorde gällande att hanteringen innebar att anmälningar mot kommunen, och i det aktuella fallet anlitade entreprenörer, kan "grävas ner" i icke offentliga register och att insyn i den offentliga verksamheten försvåras eller omöjliggörs. Jan Örming ställde även frågor angående kommunens uppföljning, statistik m.m.
Till anmälan hade fogats kopia av den till nämnden ställda skrivelsen, daterad den 23 februari 2008, samt bilagan i form av en skrivelse, daterad den 2 juni 2007, ställd till en person inom Attendo Care AB. Skrivelsen av den 23 februari 2008 hade följande lydelse.
Angående undermålig äldreomsorg
Bifogat brev [bilagan utesluten här; JO:s anmärkning] skickades till Attendo efter en månad av bristfällig omvårdnad. Flera kontakter togs även med kommunens personal. Problem av denna karaktär fortsatte sedan under hösten fram till oktober 2007 då mamma flyttade till Hässelgården där omsorgen fungerar i stort sett väl.
På grund av utlandsresa har jag inte hunnit ta upp följande frågor om kommunens ansvar för denna, som jag skulle vilja beskriva som näst intill vanvård av gamla kommuninnevånare. Mamma har klarat sig relativt bra tack vare sina barns insyn och protester. Men vad händer med andra gamla som saknar barn/anhöriga och som är helt utelämnade till denna oerfarna, outbildade och allt för ofta ointresserade personal som med egna nycklar kommer och går i de gamlas hem.
Vilken övervakning och kontroll har kommunen över t.ex. Attendo Cares insatser i de gamlas hem?
Kontrolleras personalens kunskaper och erfarenheter (omvårdnad, matlagning, etc), språkkunskaper, arbetsinsatser, vårdens kontinuitet, etcetera?
Hur genomför kommunen/stadsdelen sin kvalitetskontroll av entreprenörer och sin egen personal?
Vi har inte märkt av någon form av aktiv uppföljning från kommunens sida.
Stadsdelsnämnden anmodades att inkomma med yttrande när det gällde vad Jan Örming hade anfört om underlåtenhet att svara på brev och registrering av handlingar. Nämnden överlämnade som sitt remissvar ett yttrande i vilket anfördes i huvudsak följande.
/ - - - /
Förvaltningens redogörelse
Handlingar (papperspost) som inkommer till stadsdelsförvaltningen öppnas och ankomststämplas centralt på förvaltningens nämndkansli.
Inkomna handlingar som rör uppgift om enskilds personliga förhållande för vilka sekretess gäller registreras och förvaras i den enskildes personakt, om sådan finns. Om personakt inte finns registreras handlingen i förvaltningens centrala diarium (Diabas).
Om handlingen ska tillföras personakt sänds den med interna postturen - efter öppning och ankomststämpling - till berörd avdelning. Detta sker samma dag. Förvaltningens myndighetsutövande verksamhet (med personakter) och förvaltningens nämndkansli med central postöppning finns fysiskt i samma förvaltningsbyggnad.
De handlingar som avses i anmälan innehåller sekretessuppgifter om anmälarens mor. Modern har beviljade insatser från stadsdelsförvaltningen och har därmed en egen personakt, vilket innebär att alla handlingar som rör henne registreras och förvaras i personakten.
Anmälaren uppger att han vid tre tillfällen - februari 2008, maj 2008 samt juli 2008 - skickat samma brev med klagomål på hemtjänsten till stadsdelsnämnden.
Breven som sändes i februari 2008 och maj 2008 kan trots efterforskning inte återfinnas på förvaltningen. Förvaltningen har ingen förklaring till att dessa två försändelser inte kan återfinnas. Förvaltningen saknar vidare vetskap om breven anlänt till myndigheten.
Brevet som sändes i juli 2008 inkom till förvaltningen den 21 juli 2008 och finns förvarat i personakten. Klagomålet har handlagts av biståndshandläggaren genom kontakt med utföraren av hemtjänsten som i detta fall var Attendo Care.
Biträdande avdelningschef för biståndsenheten har, via telefonkontakt med anmälaren, förklarat hur hanteringen av handlingar som rör enskild person hanteras och bedömde att ett skriftligt svar därför inte behövdes.
Anmälaren undrar vilken form av uppföljning stadsdelsnämnden genomför av anlitade entreprenörer. Uppföljning sker dels på individnivå av biståndshandläggaren dels övergripande angående kvaliteten i verksamheten. På individnivå har det i detta fall skett genom hembesök vid omprövning av beslut varav de senaste gångerna den 14 mars 2007 samt inför inflyttning till Hässelgårdens vård- och omsorgsboende den 17 september 2007.
Uppföljning av de privata entreprenörer som har avtal med Stockholms stad har fördelats mellan de olika stadsdelsförvaltningarna. Bromma stadsdelsförvaltning har ansvar för uppföljning av hemtjänst som utförs av Attendo Care. Bromma stadsdelsförvaltning har genomfört uppföljningar under oktober 2007 och oktober 2008.
Till remissvaret var vissa handlingar fogade.
Jan Örming kommenterade remissvaret.
Bestämmelser om registrering av allmänna handlingar (diarieföring) fanns tidigare i sekretesslagen (1980:100) och sekretessförordningen (1980:657). De författningarna har den 30 juni 2009 ersatts av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, och offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). I det följande hänvisar jag till bestämmelserna i de nya författningarna som i aktuella hänseenden inte har inneburit några sakliga ändringar.
Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 § OSL ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.
Innebörden av bestämmelsen är bl.a. att en ovillkorlig registreringsskyldighet föreligger endast beträffande handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter kan myndigheten välja mellan att registrera handlingarna och att hålla dem ordnade.
Om det finns särskilda skäl får regeringen, enligt 5 kap. 3 § OSL, meddela föreskrifter om att handlingar av ett visst slag som finns i betydande omfattning hos en myndighet inte behöver registreras enligt 1 §. Sådana föreskrifter har meddelats i 2 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), varav framgår att socialnämnder är undantagna från registreringsskyldigheten vad gäller handlingar som hör till enskildas personakter.
Enligt 4 § första och andra styckena förvaltningslagen (1986:223) ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt.
Av bestämmelsen framgår att det är myndigheten och inte den enskilde befattningshavaren som åläggs att ge den enskilde service. Serviceskyldigheten är inte heller obegränsad. Myndigheten avgör själv i vilken utsträckning det kan vara lämpligt att ge hjälp, i vilken form svar på frågor ska ges etc. Någon form av svar bör dock normalt utgå.
Det är självfallet oacceptabelt om det är så att allmänna handlingar inte kan återfinnas vid en myndighet. I det aktuella fallet är det dock inte klarlagt om de skrivelser Jan Örming säger sig ha skickat vid de två första tillfällena över huvud taget har kommit in till stadsdelsförvaltningen. Jag finner därför inte skäl att här vidare uppehålla mig vid frågan.
Beträffande handläggningen av den skrivelse med bilaga som kom in till stadsdelsförvaltningen i juli 2008 vill jag anföra följande.
Redan av de uppgifter Jan Örming själv har lämnat framgår att registrator, när Jan Örming hörde av sig i augusti 2008, kunde ge besked om var skrivelsen fanns. Mot den bakgrunden finner jag inte anledning att ha några synpunkter på nämndens diarieföringsrutiner i allmänhet.
Enligt min mening är det dock tveksamt om Jan Örmings skrivelse kan anses höra till moderns personakt. Visserligen påtalar Jan Örming i skrivelsen att omvårdnaden av modern har varit bristfällig, men det framgår också att hon har flyttat till ett nytt boende och sedan en tid är föremål för omsorg som "fungerar i stort sett väl". Skrivelsen får i första hand anses avse kommunens ansvar för äldreomsorg i allmänhet. Mot den bakgrunden hade det, enligt min mening, varit mest naturligt att diarieföra den som ett klagomål mot äldreomsorgsverksamhet, och eventuellt tillföra moderns personakt en kopia av skrivelsen. Detta är dock en bedömningsfråga och jag finner inte anledning att kritisera stadsdelsnämnden för handläggningen i detta avseende.
När det gäller de faktiska åtgärder som vidtogs har i remissvaret uppgetts att klagomålet hanterades genom att biståndshandläggaren (i moderns ärende) tog kontakt med Attendo Care, dvs. moderns tidigare hemtjänstutförare. Vidare framgår av remissvaret att en biträdande avdelningschef har haft telefonkontakt med Jan Örming. Som framgått ovan har en myndighet stor frihet att själv bestämma på vilket sätt frågor från allmänheten ska besvaras. Det kan t.ex. vara tillräckligt att besvara en skrivelse av aktuellt slag per telefon. Vad som har kommit fram ger mig inte underlag för att rikta någon kritik mot stadsdelsnämndens handläggning i detta fall.
Ärendet avslutas.
Senast uppdaterad: 2010-03-23
