Handläggning av anmälningar

Enligt riksdagen är den viktigaste delen av ombudsmännens verksamhet att handlägga klagomål från allmänheten. Skälet till detta är att alla medborgare i ett demokratiskt land skall ha rätt att få myndigheternas åtgärder granskade från rättslig synpunkt av ett kompetent organ som är helt fristående från regeringen och andra myndigheter. Det är också viktigt att varje tjänsteman hos stat och kommun är medveten om att hans tjänsteåtgärder kan bli granskade av en JO och att åtgärder kan vidtas mot honom, om han handlar på felaktigt sätt. Den s.k. JO-instruktionen (lag 1986:765 med instruktion för Riksdagens ombudsmän) reglerar bl.a. handläggningen av klagomålen. Det kommer in närmare 7 000 klagomål om året till JO.

Vem som helst kan klaga hos JO, man behöver med andra ord inte vara svensk medborgare. Även den som är häktad eller intagen på en vårdanstalt har rätt att skriva till JO. Den som gör en anmälan till JO behöver inte vara personligen berörd i frågan. Det finns ingen absolut tidsgräns men enligt 20 § i JO-instruktionen bör en ombudsman inte utreda förhållanden som ligger mer än två år tillbaka i tiden. Anonyma anmälningar handläggs inte som klagomål men kan i undantagsfall leda till initiativ från JO.

Klagomålen bör göras skriftligen. Man måste inte skriva på svenska. En anmälan kan göras via post, e-post, telefax eller genom att man lämnar in ett skriftligt klagomål till JO-expeditionen.

En anmälan skall innehålla uppgifter om den klagandes namn och adress, vilken myndighet/tjänsteman som anmäls, vad klagomålet gäller samt när det hela inträffade. En skriftlig anmälan skall också vara underskriven av anmälaren själv. Vad JO huvudsakligen granskar är tillämpningen av lagar och andra författningar under handläggningen av mål och ärenden, särskilt sådana som berör enskildas rättigheter och skyldigheter i förhållande till det allmänna. JO:s tillsyn syftar sålunda till att värna enskildas rättssäkerhet, främst i samband med myndighetsutövning. JO kan däremot inte ändra på domar eller beslut. Är man missnöjd med en dom eller ett beslut kan man i regel överklaga till en högre instans. Den domstol eller myndighet som tar upp överklagandet kan i motsats till JO ändra innehållet i en dom eller ett beslut.

När en anmälan kommer in till JO registreras den. Varje anmälan får ett diarienummer som används vid bl.a. brevväxlingen mellan JO och anmälaren. Eftersom all post till och från JO är offentlig (enligt den s.k. offentlighetsprincipen) kan vem som helst titta på den om inte några sekretesskäl (jfr. sekretesslagen 1980:100) hindrar detta. Posten läggs därför ut i ett rum - bl.a. för massmedias representanter - ett par timmar innan den fördelas mellan de olika justitieombudsmännen. När de olika anmälningarna kommer till avdelningarna bestämmer byråcheferna vilken föredragande som skall handlägga respektive ärende. Nästa steg är att avgöra om anmälan skall utredas eller inte. En JO har själv rätt att avgöra vilka ärenden som skall utredas.

Av de närmare 7 000 anmälningar som årligen kommer in till JO avskrivs av olika orsaker cirka 50 procent utan någon närmare utredning. Ett skäl kan vara att en anmälan riktar sig mot någon som inte står under JO:s tillsyn, som exempelvis en bank, en privat läkare, ett försäkringsbolag, ett statsråd eller en advokat. Det kan också bero på att klaganden begär att JO skall ändra en dom eller ett beslut som anmälaren tycker är felaktigt i sak. Detta kan JO som nämnts inte göra. En annan grund för avskrivning är den s.k. tvåårsregeln (dvs. att JO i princip inte bör utreda anmälningar som rör förhållanden mer än två år bakåt i tiden). JO tar inte heller upp frågor som kräver särskild medicinsk eller teknisk expertis.

En JO har även rätt att överlämna ett klagomål till en annan myndighet, som inte tidigare prövat saken, för handläggning. Överlämnanden av detta slag sker ofta till centrala eller regionala tillsynsmyndigheter. De är vanligast förekommande vad avser klagomål inom åklagar- och polisväsendena, socialtjänsten, hälso- och sjukvården samt arbetsmarknadssektorn.

Cirka 50 procent av de närmare 6 000 anmälningarna utreds. Det finns två olika sätt att utreda en anmälan. Antingen ett mer förenklat sätt - en "liten utredning" - vilket sker med ca 35 procent av alla anmälningar eller en mer grundlig, detaljerad utredning (ca 15 procent av anmälningarna). Vid en "liten utredning" tar handläggaren oftast telefonkontakt med den tjänsteman som handlagt ärendet och gör därefter en tjänsteanteckning. Akten i det aktuella ärendet kan också lånas in från myndigheten i fråga. Om den inhämtade informationen visar att ärendet inte behöver utredas mer, upprättar handläggaren ett avskrivningsförslag som först diskuteras med byråchefen för att därefter presenteras för vederbörande JO. Ombudsmannen beslutar därefter i ärendet. Kopior av beslutet skickas till klaganden och berörd myndighet.

Om ärendet behöver utredas grundligt remitteras anmälan till den aktuella myndigheten. Detta innebär att JO skickar en kopia av anmälan och eventuella bilagor till myndigheten med en begäran om upplysningar i saken eller att myndigheten skall göra en utredningen och komma in med ett skriftligt yttrande med en bedömning av vad som hänt i ärendet. De skriftliga upplysningarna eller yttrandet (remissvaret) skickas därefter - om anmälan rör klaganden själv - till klaganden för eventuell kommentar. Anmälaren har då möjlighet att bemöta myndighetens ställningstagande och han kan även föreslå ytterligare utredningsåtgärder. En utredning kan också kompletteras med att t.ex. en byråchef och en handläggare besöker den aktuella myndigheten för att där tala med någon viss tjänsteman.

När utredningsarbetet är klart följer samma procedur som vid en "liten utredning", dvs. handläggaren arbetar fram ett beslutsförslag som diskuteras med byråchefen för att därefter presenteras för vederbörande JO som sedan beslutar i ärendet. Kopior av beslutet skickas därefter till klaganden och den myndighet som har yttrat sig. Det händer inte sällan - om ett beslut exempelvis innehåller vägledande uttalanden - att en beslutskopia även skickas till andra relevanta myndigheter. Om utredningen av en anmälan aktualiserar behov av att viss författningsreglering ses över kan JO också skicka en kopia av beslutet till ett departement eller göra en formell framställning i ämnet till riksdagen eller regeringen.

Vid utredningen av flertalet anmälningar framkommer att den anmälda myndigheten eller tjänstemannen inte har agerat felaktigt. Det händer också att det - trots alla ansträngningar - inte går att få fram bevis om vad som verkligen har hänt. Endast  10-13 procent av de närmare 7 000 anmälningarna resulterar i någon sorts kritik av en JO.

JO:s ställning som extraordinärt tillsynsorgan innebär bl.a. att besluten i JO:s ärenden inte är rättsligt bindande. I formellt hänseende är JO:s beslut i ett tillsynsärende inte någonting annat än ett uttryck för respektive ombudsmans personliga uppfattning i de behandlade frågorna.

JO-beslut uppmärksammas ofta i massmedia. Avgöranden som kan vara av intresse för riksdagens ledamöter, domare, befattningshavare hos förvaltningsmyndigheter m.fl. publiceras i JO:s årliga ämbetsberättelse. Det händer också ofta att centrala förvaltningsmyndigheter sprider för deras verksamhet intressanta JO-beslut till sina regionala och lokala organ.

Av regeringsformen (RF) framgår att domstolar och förvaltningsmyndigheter samt tjänstemän hos staten och kommunerna är skyldiga att tillhandagå ombudsmännen med de upplysningar och yttranden som dessa begär. Samma skyldighet gäller även för andra som står under JO:s tillsyn. Om en tjänsteman inom den offentliga sektorn vägrar att lämna ut av en JO begärt material kan regler om disciplinansvar tillämpas. En ombudsman har enligt JO-instruktionen rätt att - när han begär upplysningar och yttranden i tillsynsärenden - förelägga och även döma ut vite om högst 10 000 kr.