Kun oikeusasiamies on vastaanottanut kantelun

Kun oikeusasiamies on vastaanottanut asiaa koskevan kantelu, se rekisteröidään oikeusasiamiehen asiankäsittelyjärjestelmään ja varustetaan numerolla – diaarinumero. Numeroa käytetään oikeusasiamiehen ja kantelijan väliseen kommunikointiin.

Tämän jälkeen asia annetaan kantelussa mainitun viranomaisen valvonnasta vastaavan oikeusasiamiehen käsiteltäväksi ja asian käsittelijä valitaan.

Alustava tarkastus

Kokeneet lakimiehet tarkastavat jokaisen kantelun. Noin puolet kaikista kanteluista hylätään alustavassa tarkastuksessa. Tästä ilmoitetaan kantelijalle lähetettävässä päätöksessä. Kantelun hylkääminen – sitä selvittämättä – ei merkitse, että se olisi perusteeton. Oikeusasiamies voi jättää kantelun selvittämättä monesta eri syystä. Seuraavassa tehdään selkoa tavallisimmista syistä.

Selvitys

Selvitys alkaa usein oikeusasiamiehen käsittelijän yhteenotolla puhelimitse kantelussa ilmoitetun viranomaisen kyseistä asiaa käsittelevään virkamieheen. Tavallisesti myös viranomaiselta lainataan asiaa koskevat asiakirjat, ja ne tarkastetaan.

Viranomaiset ovat velvollisia antamaan oikeusasiamiehelle tämän pyytämät tiedot ja materiaalin, eikä salassapitoon voida vedota suhteessa oikeusasiamieheen.

Jos hankitut tiedot osoittavat, ettei asia tarvitse lisäselvityksiä, asiasta laaditaan päätös. Noin 30 % kaikista kanteluista hylätään tällaisen lyhyen selvityksen jälkeen.Jos kantelu vaatii lisäselvityksiä, se lähetetään kyseisen viranomaisen selvitettäväksi. Tämä tarkoittaa, että oikeusasiamies lähettää kopion kantelusta ja mahdollisista liitteistä kyseiselle viranomaiselle ja pyytää kirjallista lausuntoa ja arviointia asian tapahtumista. Viranomaisen kirjallinen vastaus, lausunto, lähetetään kantelijan kommentoitavaksi, jos asia koskee itse kantelijaa. Kantelijalla on tällöin mahdollisuus kommentoida viranomaisen vastausta.

Päätös

Selvitystyön valmistuttua käsittelijä laatii päätösehdotuksen. Oikeusasiamies tekee päätöksen asiasta, ja kopiot siitä lähetetään sekä kantelijalle että kyseiselle viranomaiselle.

Suurehko selvitys vie normaalisti noin 6–12 kuukautta riippuen asian vaikeusasteesta.