Så behandlar JO dina personuppgifter

För att JO ska kunna utföra sina uppgifter som myndighet måste vi behandla de personuppgifter som kommer in till oss. På denna sida förklarar vi hur JO hanterar dina personuppgifter och hur du kan utöva dina rättigheter gällande dataskydd.

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

JO behandlar personuppgifter för att uppfylla kraven i arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen. Enligt EU:s dataskyddsförordning är behandlingen nödvändig för att utföra en uppgift av viktigt allmänt intresse.

Anmälningar och meddelanden som skickas till JO blir därför i regel en allmän handling. Vem som helst kan begära att få ta del av de allmänna handlingar som finns och JO lämnar ut handlingarna och uppgifterna som finns i dem, om de inte omfattas av sekretess. Det innebär att även personuppgifter kan lämnas ut.

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland skickar personer in känsliga personuppgifter till JO (till exempel uppgift om hälsa eller etnicitet, se artikel 9 i EU:s dataskyddsförordning). För att kunna handlägga ärendet tar JO emot uppgifterna och behandlar dem i ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Hur behandlar JO dina personuppgifter?

Du som anmält till JO

Personuppgifter som du skickar in till JO i ett klagomålsärende behandlas i JO:s digitala ärendehanteringssystem. Systemet består av digitala akter där JO registrerar alla diarieuppgifter och lägger in handlingar som hör till ärendet. Här behandlar vi även personuppgifter som JO hämtar in från den anmälda myndigheten. Som regel gallras inte handlingar i ett klagomålsärende.

Tjänstepersoner vid myndigheter som JO granskar

Inom JO:s tillsynsverksamhet förekommer personuppgifter som rör tjänstemän som arbetar vid myndigheter som JO granskar. Personuppgifter såsom namn på tjänstemän kan förekomma i handlingar som upprättas av JO, till exempel i dokumentation över kontakter med anmälda myndigheter och i samband med inspektioner. Personuppgifter som rör tjänstemän kan även förekomma i klagomål från enskilda.

Dessa personuppgifter behandlas i JO:s digitala ärendehanteringssystem. Som regel gallras inte handlingar i ett tillsynsärende.

Jobbsökande

Personuppgifter i rekryteringsärenden behandlas i JO:s digitala ärendehanteringssystem. Personuppgifterna sparas under pågående rekryteringsprocess. De uppgifter som inte ska bevaras gallras sedan i enlighet med vår interna dokumenthanteringsplan.

Anställda

Personuppgifter för anställda och närstående till anställda behandlas i JO:s ekonomiadministrativa system. Uppgifterna sparas under anställningstiden. De uppgifter som inte ska bevaras gallras sedan i enlighet med vår interna dokumenthanteringsplan.

Leverantörer

Uppgifter om leverantörer behandlas i JO:s ekonomiadministrativa system. De kan även komma att behandlas i vårt e-postsystem. Uppgifterna sparas under avtalstiden och gallras sedan i enlighet med vår interna dokumenthanteringsplan.

Besökare till JO

Föranmälda besökare till JO:s kontor registreras i en pappersliggare i receptionen. Uppgifterna i den gallras två veckor efter besöket.

JO behandlar personuppgifter i samband med möten med externa parter, till exempel vid dialogmöten inom ramen för det särskilda forumet för dialog med civilsamhället. Behandlingen sker för att JO ska kunna administrera anmälan och för att kunna genomföra mötena.

Digitala besökare av webbplatsen

Vår webbsida använder temporära cookies som behandlar vissa personuppgifter så länge du befinner dig på webbplatsen. Det innebär att personuppgifterna inte sparas utan försvinner så fort du lämnar webbplatsen. På sidan om cookies kan du läsa mer om vilka temporära cookies vi använder oss av.

Vårt webbstatistikverktyg samlar in anonymiserad data för att se hur många som besöker vår webbplats. Uppgifterna anonymiseras direkt och inga personuppgifter sparas.

För att tillgodose webbplatsens funktionalitet och tillgänglighet samlar servern in webbloggar för att kunna felsöka när problem uppstår på webbplatsen. Uppgifter som behandlas är bland annat IP-adresser. Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse att upprätthålla webbplatsens funktionalitet och tillgänglighet. Webbloggarna raderas automatiskt efter 15 dagar.

Vem delar ni mina personuppgifter med?

I klagomålsärenden kan vi komma att dela personuppgifter med anmälaren, den anmälda myndigheten och anmälda tjänstepersoner.

I enlighet med offentlighetsprincipen lämnar vi också ut personuppgifter när JO tar emot en begäran om att få ta del av allmänna handlingar (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar).

Vi delar även personuppgifter med en nyhetsbyrå och med några av våra externa leverantörer, i första hand riksdagsförvaltningen, som sköter driften av JO:s ärendehanteringssystem och e-post.

Var behandlar ni mina personuppgifter?

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES, exempelvis om vi delar dina personuppgifter med en leverantör som är etablerad eller lagrar personuppgifterna i ett land utanför EU/EES. Vid sådana överföringar vidtar vi alla legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

Om du vill veta vilka skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

Vilka rättigheter gällande min persondata har jag?

Du har ett flertal rättigheter gällande dataskydd.

• Rätt till tillgång (registerutdrag) – du har rätt att få besked om vilka personuppgifter JO har om dig och hur de behandlas.
• Rätt till rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade.
• Rätt till radering – du har rätt att få vissa uppgifter om dig borttagna.
• Rätt till invändning – du har rätt att invända mot vår behandling av dina uppgifter om den sker med stöd av intresseavvägning.
• Rätt till begränsad behandling – du har rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, tillexempel om du motsätter dig uppgifters riktighet.
• Rätt att återkalla samtycke – om du har samtyckt till behandling av personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla samtycket.
• Rätt att lämna klagomål – du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk.

Vem är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud?

Riksdagens ombudsmän (JO) är ansvarig för behandling av personuppgifterna.

Kontaktuppgifter

Riksdagens ombudsmän (JO)
Box 16327
103 26 Stockholm
E-post justitieombudsmannen@jo.se
Telefon 08-786 51 00

JO:s dataskyddsombud
E-post dataskyddsombudet@jo.se
Telefon 08-786 50 85