Kritik mot Kulturnämnden i Stockholms stad för att allmänna handlingar gallrades ur stadens e-arkiv utan att det fanns rättsligt stöd för det

JO har granskat gallringar som Stadsarkivet i Stockholms stad genomförde 2018 av ansökningshandlingar i anställningsärenden som kommit in till staden 2014 och 2015. Handlingarna hade förts över till ett e-arkiv hos Stadsarkivet, som sorterar under kulturnämnden, med anledning av att staden skulle avveckla ett ärendehanteringssystem för ansökningar om anställning.

Bland de handlingar som gallrades fanns ansökningshandlingar som kommit in från personer som anställts och som, enligt stadens arkivregler, skulle bevaras och förvaras utskrivna på papper i den anställdes personalakt hos respektive förvaltning. Av utredningen framgår att stadens rutin för bevarande inte hade följts hos förvaltningarna i alla ärenden och att vissa personalakter således saknat ansökningshandlingar. JO konstaterar att detta kan ha medfört begränsningar i allmänhetens insyn, vilket är allvarligt.

När gallringen gjordes ur e-arkivet var det känt för Stadsarkivet att rutinen om bevarande inte följts hos förvaltningarna i alla ärenden. Stadsarkivet hade alltså information om att gallringen innebar att vissa ansökningshandlingar förstördes, trots att de inte fanns bevarade på något annat ställe inom staden.

JO uttalar att arkivregler inom en kommun bör tillämpas med utgångspunkten att kommunen är en helhet. För att offentlighetsprincipens syften ska få genomslag i praktiken kan det enligt JO inte accepteras att en gallring genomförs med vetskap om att åtgärden i realiteten innebär att handlingar som ska bevaras blir förstörda, även om ansvaret för bevarandet ligger hos exempelvis en annan nämnd i en kommun.

JO konstaterar att gallringen, särskilt i ljuset av de syften som bär upp offentlighetsprincipen, genomfördes utan stöd i regelverket och kritiserar Kulturnämnden i Stockholms stad för att ansökningshandlingar som inte bevarades på annan plats inom staden gallrades. JO uttalar också att ärendet illustrerar att en fungerande arkivbildning kräver en löpande uppföljning av att beslut och rutiner följs.